Memahami Konsep SOP ( Standart Operating Prosedure)

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

A. PENDAHULUAN

        Welcome to my blog, kali ini saya akan mebagikan sedikit informasi tentang rutinitas di hari sabtu di tempati BLC Telkom Klaten yaitu evaluasi tentang agenda atau target dalam satu minggu yang sudah dikerjakan, namun kali ini evalusi tersebut di isi oleh mbah suro yang membahas tentang SOP (Sedandart Operating Prosedure).

PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

        Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas

pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

B. LATAR BELAKANG

         Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan

format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan

dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

• banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

• Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)

• tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat
   kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-
   tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung
   jawab dari petugas/pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai
   dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
   duplikasi, dan inefisiensi.

D. MANFAAT

1. sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai
   dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan
   tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
   mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
   melaksanakan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
   tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan
   organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak
   bergantung pada intervensi manajemen, sehingga
   akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
   pelaksanaan proses sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
   memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki
   kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
   telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
   pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
   situasi.
8. Memberikan informasi mengenai kualifikasikompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam
   melaksanakan tugasnya.
9. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan
   kompetensi pegawai.
10. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
    dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan
    tugasnya.

E. PEMBAHASAN

           Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan

format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan

dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

• banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

• Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)

• tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)

a. langkah sederhana (simple steps)

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam

situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.

b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya

memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

c. Grafik (graphic)

Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalammemahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

d. Diagram alir (flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika

dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak

(kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban)

seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar”

atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang

bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan

dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri

dari 4simbol, yaitu:

1. simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.

2. Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.

3. Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.

4. Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan).

5. Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda      halaman.

Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts

terdiri dari 2jenis yaitu:

1. Linear flowcharts (diagram alir linier)

Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang dipakai.

2. Branching flowcharts (diagram alir bercabang).

Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk

simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

F. HASIL YANG DIDAPATKAN

        Mampu mengerjakan atau menjalankan tentang konsep kinerja SOP (Sedandart Operating Prosedure) dan mengamalkan di setiap mau melakukan pekerjaan sesuai prosedure. 

G. KESIMPULAN

         Dapat memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. Dan mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

H. PENUTUP

Cukup sekian dari saya semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi anda dan apabila ada salah kata saya mohon maaf yang sebesar besarnya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.